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“CASO: Sistema
Integrado de Gestión de
la Calidad” - Alcaldía de
Rionegro (Antioquia)



La experiencia consiste en la implementación exitosa del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad en la Administración Municipal de Rionegro (Antioquia), el cual está conformado por las normas NTC ISO 9001:2008, NTCGP1000:2009 y MECI 1000:2005.
La necesidad de la Alcaldía de Rionegro de organizarse internamente para lograr el cumplimiento de sus objetivos y metas institucionales, así como la prestación de un servicio con calidad para los usuarios cumpliendo con sus expectativas.
* Ser más competitivos a nivel Municipal, Regional y Departamental.
* Generar mayor conanza y transparencia en el actuar de la Alcaldía.
* Evitar duplicidad de realización procedimientos y eliminar actividades que no agregan valor.
* Detectar oportunidades de mejora a través de la medición del desempeño de los procesos y la retroalimentación con la comunidad.
* Promover una mejor participación por parte de los empleados
en los procesos de la Administración.

 

En el año 2007 se tenía como meta certificar la Administración en la NTC ISO 9001: 2000, para lo cual se empezó a estructurar por procesos, quedando siete en total, y a Finales de ese año se logró la certicación en esta norma.
En el año 2008 se propuso como meta en el plan de desarrollo la certicación en la norma NTCGP 1000:2004 y se tenía la necesidad del cumplimiento de la norma MECI 1000:2005 con la fecha límite de diciembre de ese año; se empezó entonces a estructurar los demás procesos que no fueron certicados
por la NTC ISO 9001:2000, se trabajó simultáneamente
en la culturización de todos los funcionarios en Sistemas
de Gestión de Calidad y en los demás componentes
del Modelo Estándar del Control Interno.
Se logró cumplir con la implementación del MECI para el 8 de diciembre de 2008, y se obtuvo la certificación en la norma NTCGP1000:2004 en el año 2009.

Los obstáculos presentados fueron estos:
* Resistencia al cambio y a la modernización por parte de algunos funcionarios.
* Temor al enfrentarse al proceso de certicación
y al cumplimiento de los requisitos o deberes de la norma ISO.
* Falta de conocimiento de la metodología para implementar el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad en el contexto de entidad pública
Aprendizajes obtenidos:
* Cultura de la documentación y estandarización del quehacer de la Administración.
* La identificación y documentación de las No conformidades y Acciones de Mejora durante la labor diaria en la administración.
* La importancia de la medición, evaluación y autocontrol de los procesos.
* Enfocar las acciones y labores diarias hacia la satisfacción de los usuarios de la Alcaldía Municipal.
* Se cuenta con un personal capacitado como auditores internos y en Sistemas de Gestión de Calidad.
* Satisfacción del cumplimiento de la norma.
* Apropiación del sistema al punto de perdurar,pese al cambio de gobierno.

ASPECTOS PARA DESTACAR QUE HACEN EXITOSA LA EXPERIENCIA
Innovación, creación o adaptación de tecnologías administrativas
* Para la culturización del Sistema Integrado de Gestión en la Alcaldía, se desarrolló un programa que incluyó el diseño y la implementación de varias estrategias publicitarias que ayudaron a los funcionarios a entenderlo e interiorizarlo así:
     - La creación de la mascota El Calidosito como una cha del rompecabezas, que al igual que todos es indispensable para el funcionamiento del Sistema y para la socialización y culturización del Sistema. Su objetivo era orientar la realización del trabajo diario y el mejoramiento continuo.

      - Boletín “El Calidosito te cuenta”: es un boletín institucional mensual por el cual se socializan aspectos del Sistema Integrado de Gestión; pendón para acompañar todos los eventos relacionados
con el Sistema; uniforme de Calidad; rompetrácos, agenda, llaveros, papel tapiz, programador, tabla de apoyo para el desarrollo de las diferentes actividades diarias.

       -  Se avanzó en el control de los documentos del SIG y de la documentación interna y externa
que entran a los diferentes procesos, para lo que se cuenta con los software Aplicativo MECI y QF Document.
       -  Se han racionalizado trámites como el paz y salvo municipal, el CAE y pagos electrónicos
seguros.
       -  La distribución en planta y adecuación de los diferentes puestos de trabajo favoreció el ambiente laboral.

 

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